Vállalkozásunk működéséhez elengedhetetlen adminisztrációs terhek egyik lényeges pontja a számlázás, számlák nyomtatása. Ma már igen kevesen állítanak ki hagyományos számlatömbös, kézzel írott számlát, hiszen jóval praktikusabb számlát nyomtatni. Kevesebb hibával jár, egyszerűbb, profibb az ilyen típusú számlakiállítás. Az ügyfelek, partnerek felé is felkészültséget, profizmust, hozzáértést sugall. Szerencsére a számlanyomtató kiválasztása nem túl bonyolult feladat, persze azért érdemes néhány részletet körüljárni, hogy a számunkra leginkább megfelelőt válasszuk ki. Nézzük meg, hogy milyen szempontokat kell és érdemes figyelembe venni a költséghatékony blokknyomtatáshoz és azt is, hogy milyen számlanyomtatók találhatók a piacon!
Paraméterek, amelyekre jó, ha figyelünk!
Mielőtt beruházunk egy ilyen praktikus eszközbe, nem árt, ha alaposan átgondoljuk mire, hogyan használjuk majd. Milyen igényeink vannak? Milyen jellegű a vállalkozásunk: helyhez kötötten dolgozunk, vagy folyamatosan mozgásban vagyunk? Nyílvánvalóan más típusú eszköz kell egy vendéglátóipari egységbe, mint egy biztosítási tanácsadónak, aki rendszeresen jár ügyfelekhez.
Szakértőktől is érdemes tanácsot kérni, hiszen a szerteágazó tapasztalataik alapján olyan szempontokra is rávilágíthatnak, amelyek nekünk talán eszünkbe sem jutna!
Milyen méretben állítunk ki számlát?
Alapvetően két lehetőség közül választhatunk, amely a beszerzendő nyomtató típusát is meghatározhatja. Az online számlázó programok kétféle méretben is tudnak számlát generálni, így nekünk azt kell eldöntenünk, hogy melyik a vállalkozásunk tevékenységéhez leginkább illő verzió.
Ha a szokványos A4-es méretben szeretnénk számlázni és számlát nyomtatni, akkor egy A4-es mobilnyomtató, nyomtató lesz a megfelelő. Ha inkább keskeny (például 80mm-es) blokkot nyomtatnánk, akkor blokknyomtatóra lesz szükségünk.
Mozgásban lesz a nyomtató?
Mindenképpen el kell döntenünk, hogy az ügyfeleknél is szeretnénk számlákat nyomtatni, vagy csak az irodában, vállalkozásunk telephelyén készítenénk el a számlákat, egy hagyományos nyomtatóval. Tehát a vállalkozás jellege is meghatározza, hogy milyen blokknyomtatót érdemes választani. Ma már szuper mobil blokknyomtatók vannak a piacon, amelyek praktikussá teszik a számlanyomtatást, akár hordozható eszköz segítségével is.
Készülék csatlakozási lehetőségei
A blokknyomtatók beszerzésénél a nyomtatási méret, technológia és mobilitás mellett arra is érdemes figyelni, hogy milyen csatlakozási lehetőségeket építettek az adott készülékbe. A nyomtatók soros, USB, wifi, bluetooth és Ethernet interfészeken keresztül köthetők össze a számítógépekkel, tabletekkel. A mérlegekhez és a kasszákhoz pedig a párhuzamos portok segítségével kapcsolódnak.
A soros vagy a párhuzamos port szinte minden blokknyomtatóban alap funkcióként megtalálható és a nyomtatók nagy része USB csatlakozással is fel van szerelve. Az Ethernet csatlakozásért azonban sok esetben felárat kérnek a gyártók. A Bluetooth és a Wifi csatlakozókat leginkább csak a mobil, hordozható nyomtatókba szokták beépíteni.
Tehát vásárlás előtt mindenképpen ellenőrizzük, hogy a választott nyomtatóban megvannak-e azok a csatlakozási lehetőségek, amelyekre szükségünk lesz.
A blokknyomtatók típusai
Amennyiben fontos számunkra a nyomtatási technológia, akkor azt is vegyük figyelembe. Ugyanis a blokknyomtatók két nagy csoportra oszthatók; a mátrix- és a hőnyomtatós készülékekre. Persze mindkét típusnak megvannak a maga előnyei és hátrányai.
Hőnyomtatók
A hőnyomtatók halkan és gyorsan készítik el a kívánt dokumentumokat. Festék helyett elszíneződő termo papírt használnak fel. Többségük tud logót, képet tárolni a memóriájában, ezzel is meggyorsítva a nyomtatási időt, hatékonyságot. Mivel a hőnyomtatók igen kevés mozgó alkatrészt tartalmaznak, ritkán hibásodnak meg, ezért alacsony a fenntartási költségük.
A hőnyomtatásos technológia hátránya a mátrix-szal szemben az, hogy nagyon forró környezetben nem igazán működik. Továbbá az ezzel a módszerrel készült dokumentumok sajnos néhány éven belül elhalványodhatnak.
Mátrix nyomtatók
A mátrixnyomtatók festékkazettákat használnak és a számlákon két szín, többnyire a piros és a fekete megjelenítésére képesek. Előnyük, hogy extrém körülmények között is megbízhatóan működnek. Alacsonyabb a beszerzési költségük, mint a hőnyomtatóknak, viszont a fenntartási költségük némiképp magasabb.
Melyiket válasszuk? Nos, erre nincsen egyértelmű válasz. A legjobb, ha alaposan mérlegeljük az általunk fontosnak tartott kiválasztási szempontokat, lehetőleg egy szakértő segítségével.
Mire figyeljünk, ha már meglévő rendszerbe kell új nyomtató?
Az is előfordulhat, hogy egy meglévő rendszerbe kell egy új blokknyomtatót integrálnunk. Ekkor is jó, ha alaposan körülnézünk a piacon és ne csak azokat a gyártókat nézegessük melyeknek a termékeiből a rendszerünket anno összeállítottuk. Előfordulhat, hogy más gyártók hasonló paraméterekkel rendelkező készülékeinek alacsonyabb az ára és az is, hogy az általunk forgalmazott nyomtatók képesek a legtöbb elterjedt programnyelv értelmezésére, szóval kompatibilisek meglévő rendszerünkkel.