Lépj a digitalizáció útjára!

A digitalizáció korában a papír alapú információáramlást egyre inkább felváltja az elektronikus, ami sokkal gyorsabb, pontosabb, kereshetőbb, visszakövethetőbb és a megosztás is lényegesen egyszerűbb. A cégek nyitottak abba az irányba, hogy a beérkező és kimenő papír alapú és digitális dokumentumok rendszere egykapus legyen, az iratokat osztályozzák és így kerüljenek be a vállalati áramlásba. A dokumentumok tartalmi feldolgozásával a hatékonyság jelentősen javulhat. Ehhez elengedhetetlen egy megfelelő szkenner.

Mit nevezünk dokumentumnak?

A digitalizáció központi elemei a dokumentumok. Ezek valójában az információkat rögzítő hordozók, amik különféle méretekben fordulhatnak elő egy irodában. A leggyakoribb, hogy a cégek vásárolnak egyetlen multifunkciós gépet és ezzel igyekeznek minden felmerülő helyzetet megoldani. Ennek az a következménye, hogy az A4-estől eltérő méretű dokumentumok esetén a lapszkenner tetejét egyesével nyitogatják fel és csukják le, cserélgetik a papírokat, ami nem hatékony megoldás. Ezt a problémát azonban egy jól megválasztott dokumentumszkennerrel orvosolni lehet.

Az irodában mindennaposan fordulnak elő általános irodai papírok, hosszú dokumentumok, számlák, többoldalas nyomtatványok, bizonyos esetekben tervrajzok, fóliák, könyvek, fotók és útlevelek. Ezekkel kell megbirkózni egy irodai szkennernek!

A digitalizáció előnyei

A modern szkennereknek köszönhetően az információ bárhonnan elérhető, a munkafolyamatok pedig automatizáltak lehetnek. Az elektronikus tárolásnak köszönhetően csökken a dokumentumveszteség, egyszerűbb lesz a keresés, ráadásul az adminisztrációs teher és az archiválási költségek is alacsonyabbak lesznek. A digitális irattárolásnak köszönhetően nem kell szállítási kiadásokkal kalkulálni és a környezeti terhelés is lényegesen alacsonyabb.

Mielőtt sorra vennénk, hogy mi mindenre képes egy modern és korszerű szkenner, nézzük, milyen típusok léteznek!

Milyen szkennerek léteznek?

A szkennereknek több fajtája létezik, ezek más-más körülmények között bizonyulnak a legjobb választásnak. Vannak az úgynevezett multifunkciós készülékek, amik a szkennelés mellett nyomtatnak és fénymásolnak is, vannak központi szkennerek, lapáthúzós szkennerek, photo szkennerek és hordozható szkennerek is.

Dokumentumszkenner vagy multifunkciós készülék?

Mind a dokumentumszkennerek, mind pedig a multifunkciós készülékek alkalmasak a dokumentumok digitalizálására. Érdemes az előbbi mellett dönteni, amennyiben:

  • A4-es mérettő eltérő iratokat is digitalizálni kell,
  • a normál 80 grammos papírvastagságtól eltérő iratokat is digitalizálni kell,
  • ha gyakran kell olyan dokumentumokat szkennelni, amit a multifunkciós gépek már nem kezelnek,
  • ha nagy mennyiségben kell szkennelni és számít az idő, a sebesség és a terhelhetőség,
  • ha lényeges, hogy a fájlméret minél kisebb legyen.

Egy modern szkenner tulajdonságai

A modern szkennerek számos funkcióval rendelkeznek, amiknek köszönhetően a beolvasás soha nem látott hatékonyságot tud elérni. Nézzük, milyen egy korszerű szkenner!

  • Kiváló minőségben szkennel, köszönhetően a képjavító technológiáknak.
  • Az automatikus dokumentumrendezésnek köszönhetően az iratok szétválaszthatók.
  • A dőléskorrekcióval egyenes képek hozhatók létre.
  • A beépített OCR-nek köszönhetően a beolvasásokat átalakítja digitális szöveggé.
  • Az előkészítési idő csökkenthető az automatikus elforgatással.
  • A szöveg javításával élesebb és könnyebben olvasható lesz a kép.

Nézd meg, ilyen korszerű készülékeket kínálunk a webshopunkban! Bizonytalan vagy, hogy milyen szkenner illik leginkább az igényeidhez? Lépj kapcsolatba kollégáinkkal, akik segítenek eligazodni!